Was hat sich für die opta data in den letzten 2 Jahren verändert? Welche (neuen) Herausforderungen standen Sie gegenüber?
In den letzten zwei Jahren ist bei uns unheimlich viel passiert.
Die Corona-Pandemie hat natürlich auch bei uns vieles verändert. Vor allem die Art der Zusammenarbeit. Wir haben aber die Pandemie für uns als Chance genutzt. Eine Chance dafür, Dinge zu beschleunigen und zum Besseren zu verändern. So wurden in kurzer Zeit mehr als 1.000 Arbeitsplätze auf mobiles Arbeiten umgestellt und sind seitdem auch von zuhause voll arbeitsfähig. Heute ist mobiles Arbeiten für uns zum neuen Normal geworden und wir haben sogar unsere Betriebsvereinbarung daran angepasst. Bis zu 3 Tage können die Kolleginnen und Kollegen, deren Job es zulässt, von zuhause aus arbeiten und können so ihr Leben flexibler gestalten, auch über Corona hinaus. Viele Kolleg:innen möchten aber gerade auch wieder zurück in unsere Büros an unseren neu gebauten opta data Campus. Sie suchen Nähe, Austausch, Sparring und konstruktiven Dialog. Natürlich geht das auch digital, das haben die letzten Jahre gezeigt, aber persönlich geht es eben doch noch besser.
Wir wurden aber als Unternehmen auch vor neue Herausforderungen gestellt bzgl. des Gesundheitsschutzes unserer Kolleg:innen. Wir mussten sicherstellen, dass wir als Dienstleistungsunternehmen weiter arbeitsfähig bleiben und unsere Kund:innen weiter wie gewohnt bedienen können. Gesundheit und Gesundheitsförderung hat bei opta data immer schon eine große Rolle gespielt. Die Gesundheit unserer Mitarbeiter:innen ist schließlich das höchste Gut und dies gilt es, zu schützen. Es wurde ein Corona Krisenstab gegründet, der regelmäßig getagt hat und die Schutzbestimmungen für das Unternehmen festgelegt hat. Das hat gut funktioniert.
Darüber hinaus ist die Unternehmensgruppe in den vergangenen zwei Jahren weiter stark gewachsen. Das lag zum einen daran, dass wir weitere Unternehmen in die opta data Gruppe integriert haben, zum anderen an einigen Neueinstellungen. Im letzten Jahr haben wir in der opta data Gruppe über 300 Kolleginnen und Kollegen neu eingestellt. Viele Formate, gerade in der Personalentwicklung, haben wir vollständig digitalisiert. Und auch sonst haben wir natürlich unsere Angebote und Kanäle angepasst, um unsere Zielgruppen weiterhin erreichen zu können. Das gilt z. B. für Sportkurse für unsere Kolleginnen und Kollegen, die auch digital stattgefunden haben, aber auch für unsere Kommunikationskanäle, die wir auf Mitarbeiter-App, Webcasts, Calls, digitale Konferenzen etc. umgestellt haben.
Wir haben aber auch organisatorische Veränderungen vorgenommen, haben eine Holding gegründet und vier Geschäftsbereiche ausgegliedert, die das Ziel haben, deutlich näher an den Kundenbedürfnissen zu sein. Wir hatten einige Führungswechsel bei uns und auch Fluktuation war natürlich ein Thema. Aber wir haben auch vieles verändert und vorangetrieben. Wir haben unsere Corporate Identity weiterentwickelt und letztes Jahr einen kompletten Marken Relaunch durchgeführt. Dazu gab es ein neues Leitbild, eine neue Unternehmensstrategie und neue Unternehmenswerte. Eine neu HR-Strategie hat sich daran angeschlossen.
Was sind ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für Unternehmen in Bezug auf die Zukunft der Arbeit?
In den vergangenen zwei Jahren hat sich durch die Pandemie eine andere Art der Arbeit etabliert. Es sind nicht immer alle Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig im Büro. Manche arbeiten mobil von zuhause, andere im Büro oder von unterwegs. Diese Form des hybriden Arbeitens wird sich immer mehr durchsetzen. Dadurch wird sich auch die Organisation und die Arbeitsweise verändern, und es hat natürlich auch Auswirkungen auf die Situation in den Büros und die Raumkonzepte. Wir brauchen nicht mehr so viele Arbeitsplätze und große Bürogebäude und Desksharing-Modelle werden sich immer mehr Raum einnehmen. Dadurch ist auch eine andere Form von Führung nötig. Man kann seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht immer sehen, muss also auf Distanz führen und durch Austausch per Telefon, Video-Call oder Chat den engen Draht halten. Aber das Allerwichtigste ist Vertrauen. Es ist schließlich egal, wann und wo die Mitarbeiter:innen ihrer Tätigkeit nachkommen. Entscheidend ist, dass das Ergebnis stimmt. Das erfordert einen neuen Führungsstil, der sich an die neuen Rahmenbedingungen anpasst.
Eine weitere Herausforderung ist aber auch der Fachkräftemangel, der sich mehr und mehr abzeichnet. Das bedeutet auch für uns, dass es schwieriger wird, die richtigen Mitarbeiter:innen zu gewinnen und die offenen Stellen mit den richtigen Personen zu besetzen. Umso wichtiger wird es sein, die Mitarbeiter:innen, die man hat, zu entwickeln und an das Unternehmen zu binden. Personalentwicklung und Talentmanagement wird also einen immer höheren Stellenwert einnehmen.
Die Arbeit und unser Job werden immer mehr ein Teil unseres Lebens sein, und es gibt schon jetzt durch das mobiles Arbeiten immer weniger Abgrenzungen zum Privatleben. Das ist auch eine Herausforderung für die Menschen, weil es immer schwieriger wird, wirklich abzuschalten und sich zu erholen. Das liegt dann nicht mehr nur in der Verantwortung jedes Einzelnen, sondern auch die Unternehmen und die Führungskräfte müssen mehr Verantwortung für die körperliche und mentale Gesundheit ihrer Mitarbeiter:innen übernehmen. Hier wird ein gezieltes EAP (Employee Assistance Program), das bedeutet ein Programm, dass sich mit der Gesundheit und mit persönlichen Krisen von Mitarbeiter:innen beschäftigt, immer mehr Bedeutung bekommen.
Wie können Unternehmen das Thema nachhaltig angehen?
Besonders wichtig ist, dass wir das Thema “Arbeiten der Zukunft” leben und umsetzen. Es funktioniert nur, wenn es mit unserer HR-Strategie im Einklang ist. Das ist essenziell. Außerdem müssen alle Stakeholder einbezogen werden und an einem Strang ziehen. Schließlich sollen alle diesen Weg mitgehen. Dazu gehören bei allen Beteiligten eine sehr hohe Flexibilität und Bereitschaft zur Veränderung. Klar ist auch, dass wir diese Bereitschaft zur Veränderung nur erreichen, wenn wir transparent mit dem Thema umgehen. Es ist also wichtig, darüber zu sprechen und sich auszutauschen. Dabei spielt auch das Erwartungsmanagement eine wichtige Rolle, denn das ist ebenfalls wichtig für eine erfolgreiche Umsetzung. Damit einhergehend ist ein gutes Change-Management, um das Thema nicht nur nachhaltig anzugehen, sondern auch Strukturen und Prozesse nachhaltig umzusetzen.
Bei allem darf man eines aber nicht vergessen: Man sollte als Unternehmen den Kern der eigenen Identität bewahren und das Positive aus der Unternehmensgeschichte mit in die digitale Zukunft nehmen. Schließlich ist nicht alles Alte schlecht. Man muss mutig sein und neue Wege gehen und sich ausprobieren. So entstehen neue Verantwortlichkeiten für die Mitarbeiter:innen, die sich auch für ihr Privatleben übertragen lassen. So stärken wir nicht nur die Eigenverantwortung, sondern entwickeln als Unternehmen ein neues Selbstverständnis.
Wie werden Führungskräfte und Mitarbeiter hier mitgenommen?
Wir stellen auf allen zur Verfügung stehenden Kanälen umfassende Informationen zur Verfügung und bieten unterschiedliche Austausch-bzw. Dialogformate an. Neben unserer, seit vielen Jahren etablierten, Mitarbeiterzeitung „inside“ und dem Intranet können die Kolleg:innen auch über die opta data App News auf dem Smartphone lesen und im Sinne eines Social Networks miteinander interagieren. Ein weiteres Format ist unser monatlicher Digitalk, an dem Kolleg:innen sich in lockerer Atmosphäre mit unseren Geschäftsführern austauschen können. Zugleich ist es uns wichtig, dass unsere Führungskräfte den persönlichen Kontakt zu ihren Mitarbeiter:innen pflegen. Dazu zählt auch, die Mitbestimmung und -gestaltung jedes Einzelnen auszubauen und zu fördern. Darüber hinaus nehmen wir unsere Corporate Social Responsibility sehr ernst. Sie ist Teil unseres Selbstverständnisses gegenüber unseren Kolleg:innen, Kund:innen und der Gesellschaft.
Ihre 3 Tipps für Unternehmen, die sich dem Thema hybride Arbeitswelt annähern?
Seid mutig! Natürlich ist es nicht immer einfach neue oder ungewohnte Wege zu gehen. Doch aus meiner Sicht zahlt es sich aus, mutig zu sein und es auszuprobieren.
Außerdem ist es wichtig, jedem Einzelnen zu zuhören und individuelle Lösungen zu schaffen. Letztendlich geht es um eine Balance zwischen jedem Individuum und den Teambedürfnissen.
Und zuletzt: Klare Leitplanken setzen und zugleich anerkennen, dass jeder Arbeitstyp unterschiedlich ist. Am Ende sind es die Ergebnisse, die zählen.
