Was Events und gute Meetings gemeinsam haben
Was ist es bei Ihnen? Dieses unvergessliche Event, dieses einmalige Erlebnis, an das Sie sich immer wieder gern zurück erinnern – vielleicht das Konzert Ihrer Lieblingsband in der Jugend, das Krimidinner letztes Jahr, eine Hochzeit oder etwas ganz anderes? Zugegeben die letzten Eventteilnahmen liegen nun schon eine Weile zurück und wann wieder Veranstaltungen stattfinden können, ist ungewiss. Doch was sie dennoch alle gemeinsam haben: Großartige Veranstaltungen haben einen emotionalen Charakter. Es beginnt schon mit der Vorfreude. Währenddessen erleben wir schöne und einzigartige Momente, die bestenfalls noch Jahre später, bei der Erinnerung daran, immer wieder diese Glücksgefühle in uns hervorrufen.
An was Sie, bei der Frage nach Ihrem schönsten Event, jetzt sicher nicht gedacht haben: ein Meeting mit Ihren Kollegen. Dabei sind Besprechungen auch kleine Events, wenn man die Definition von Veranstaltungen zugrunde legt:
„Eine Veranstaltung ist ein zeitlich begrenztes und geplantes Ereignis mit einer definierten Zielsetzung oder Absicht, einer Programmfolge mit thematischer, inhaltlicher Bindung, an dem eine Gruppe von Menschen teilnimmt“.
Doch wenn wir an Meetings zurückdenken, kommen uns meist schlechte, statt positive Erinnerungen in den Sinn: zum Beispiel die eine Besprechung mit den vielen Fremdschäm-Momenten, in der Sie mehrere Minuten lang abwägten, ob es höflicher ist zu bleiben oder zu gehen. Oder das eine Mal, wo die Stimmung hochgekocht ist und am Ende alle frustriert den Raum verlassen haben, ohne Ergebnis. Ganz zu schweigen vom wöchentlichen Regeltreffen, was Sie immer häufiger als Zeitverschwendung empfinden.
Entgegen der Definition haben Events und Meetings in der Realität oft nicht viel gemein. Veranstaltungen sind diese schönen Momente in Ihrer Freizeit, die Ihr Wohlbefinden noch bei der Erinnerung daran steigern. Dem gegenüber stehen Besprechungen, allzu oft ineffizient und ohne wertschätzendes Miteinander, die das Unbehagen steigern.
Doch wie wäre es, wenn wir uns – außer der Definition – von gelungenen Events eine Scheibe abschneiden und unsere Meetings so besser machen könnten, ob virtuell oder analog. Als jahrelange Eventmanagerin ist meine These dazu:
Wer sein Meeting wie ein kleines Event behandelt, wird viel öfter zielführende Besprechungen haben und das Wohlbefinden aller Beteiligten positiv statt negativ beeinflussen
Schlechte Meetings machen krank
Arbeitspsychologen haben herausgefunden, dass schlecht geführte Meetings sogar seelisch krankmachen können. Denn ineffiziente Arbeit frustriert uns und wenn dann noch ein schlechter Umgangston untereinander hinzu kommt, steigt das Unbehagen. Doch um wirklich leistungsfähig sein zu können, müssen wir uns gut fühlen. Es ist wie bei Ihrer wöchentlichen Joggingrunde. Mal läuft es – wie von allein – mit Spitzenzeit, an anderen Tagen fühlen Sie sich nicht so gut und die Strecke wird zu einem kleinen Kampf. So ist es auch im Job: Wohlbefinden bildet die Basis fürs Schaffen.
Wie oft haben sich Ihre Gedanken nach einem schlechten Meeting um etwas gekreist, sodass Sie nicht mehr wirklich arbeitsfähig waren oder der restliche Tag zur großen Anstrengung wurde? Geschieht dies regelmäßig, ist die Abwärtsspirale in Gang gesetzt. Mit jedem Tag wird der Job anstrengender, Sie fühlen sich zunehmend schlechter und Ihre eigentliche Tätigkeit haben Sie auch schon einmal besser hinbekommen.
Meetings zum Event machen
Meetings sind also eine wesentliche Stellschraube, um Wohlbefinden, Leistungsfähigkeit und Arbeitseffizienz im Unternehmen zu steigern. Doch wie gelingt dies? Mein Vorschlag: machen Sie Ihr Meeting zum kleinen Event. Das Grundrezept für herausragende Veranstaltungen ist immer gleich: man fiebert dem großen Tag entgegen, tut in der Vorbereitung alles dafür, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird, sich die Teilnehmer wohl fühlen und am Ende das – vom Veranstalter – gewünschte Ziel erreicht wird.
„Gut abgeguckt ist besser als schlecht selber gemacht.“
Dies hat mir meine erste Chefin im Eventmanagement damals gesagt. Gemeint war nicht ein anderes Event einfach zu kopieren, sondern bei einer Problemstellung zu schauen, wie es andere machen. Benchmark nennt sich das im Fachjargon. So kam beispielsweise auch Henry Ford auf die Idee, die bis dahin im Schlachtbetrieb üblichen Produktionsstraßen in Fließbänder zu übersetzen und die eigene Produktion zu revolutionieren. Mit einer solchen Transferleistung lassen sich die Erfolgsfaktoren von Events auch auf Meetings übertragen.
5 Schritte zum besseren Meeting
Revolutionieren Sie also Ihre Meetings, indem Sie diese fünf Schritte vom Eventmanagement abschauen:
- Am Anfang war die Idee
Gibt es einen Anlass für das nächste Meeting, sollte nicht sofort die Einladung dafür an die ganze Abteilung versendet werden. Klären Sie zunächst was genau Ihre Zielsetzung für das geplante Treffen ist und welches Ergebnis am Ende erreicht werden soll. Erst daraus leitet sich der passende Personenkreis für das Meeting ab. Wollen Sie beispielsweise beschlussfähig sein, müssen auch die entsprechenden Entscheider dabei sein.
- Planung und Vorbereitung sind alles
Nachdem Sie Ihr Ziel und den Personenkreis für das Meeting kennen beginnt die eigentliche Arbeit: jetzt geht es an die Vorbereitung. Sie ist das Ein und Alles für ein gutes Event, aber auch für ein gelungenes Meeting. Denn damit das Event oder das Meeting wie gewünscht verläuft, hat man im Vorfeld die größten Einflussmöglichkeiten. Hierfür ist zunächst zu überlegen: Wie wäre der idealtypische Verlauf und was braucht es dafür? Daraus kann dann die Agenda für die Besprechung, notwendige Unterlagen und passende Methoden abgeleitet werden.
- Mit den Beteiligten im Vorfeld abstimmen
Nachdem Sie nun eine Vorstellung vom geplanten Meeting haben, gilt es die Beteiligten mit ins Boot zu holen. Mindestens erfolgt eine Einladung mit Agenda und Zielsetzung an die Teilnehmer. Darüber hinaus ist zu überlegen, ob Sie für Ihren geplanten, idealtypischen Verlauf vom Meeting noch die Mitwirkung weiterer Personen benötigen. Beispielsweise die Fachexpertise eines Kollegen oder einen Fürsprecher für Ihre Idee, dann stimmen Sie dies gezielt mit den betreffenden Personen ab.
- Die Stunde der Wahrheit
Der Tag Ihres Meetings ist gekommen und die Besprechung nimmt ihren Lauf. Im besten Fall waren Ihre Vorbereitungen bereits so zielführend gestaltet, dass Sie sich nun zurücklehnen können und den Verlauf des Meetings, wie geplant steuern. In der Realität läuft es jedoch meist nicht ganz rund, sodass Sie im Einzelfall gegensteuern müssen. Doch auch dies wird zur Kleinigkeit, wenn der grundsätzliche Rahmen der Besprechung klar gesetzt ist.
- Ergebnissicherung
Da Sie eine klare Zielsetzung hatten und Ihrem Meeting eine klare Struktur gegeben haben, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie am Ende auch ein Ergebnis erzielt haben. Nur wenn Sie dies auch sichern, hat sich der ganze Aufwand bis hierher gelohnt. Es braucht also ein Protokoll. Dies muss jedoch nicht immer in Schriftform erfolgen. So können auch Fotos oder ein Video von den erarbeiteten Inhalten zur Ergebnissicherung verwendet werden.
Wecken Sie Ihren inneren Eventmanager
Sie können sich nicht vorstellen, selbst ein Event zu organisieren? Keine falsche Scheu: Auch in Ihnen steckt bereits ein kleiner Eventmanager! Zum Beispiel das letzte Mal, als sie Freunde zu sich eingeladen haben. Das ist nun entweder Monate her oder doch in den letzten Wochen, aber dann mit besonderer Vorsicht geschehen. Mit „wir müssen uns mal wieder Treffen“ und einem Blick in den Kalender, nach einem gemeinsamen Termin fängt es an. „Kommt doch zu mir“, bieten Sie vorfreudig an, „dann machen wir uns einen schönen Abend“.
Sie sind also auf das Wohlbefinden Ihrer Gäste an diesem Abend bedacht. Ihr Ziel ist gesetzt (Schritt1). Damit Sie dies auch erreichen, beginnen Sie die Planung und Vorbereitung (Schritt 2): Verpflegung, Abendprogramm… Was jetzt noch fehlt ist dieses traumhafte Dessert von Peter und das witzige Spiel von Marie. Sie sprechen noch mal mit den Gästen im Vorfeld den Verlauf ab und bitten sie etwas beizusteuern (Schritt 3). Der Abend beginnt, die Gäste treffen ein. Wie für den Eventmanager, gilt jetzt auch für Sie: Im besten Fall zurücklehnen und genießen (Schritt 4). Wenn das Essen im Ofen verbrannt ist: Gegensteuern und etwas beim Lieferservice ordern. Der Abend neigt sich dem Ende. Die Gäste nehmen noch ein Stück vom Kuchen mit nach Hause und am nächsten Morgen werden im Gruppenchat noch ein paar Bilder geteilt (Schritt 5).
Fazit
Ohne, dass es Ihnen bisher vielleicht bewusst war: Sie waren der Manger von Ihrem Event. Sie wissen also bereits, wie so ein Treffen gut funktioniert. Mit ein paar kleinen Kniffen, die es nun auf die Gestaltung Ihres nächsten Meetings zu übertragen gilt, lassen sich Ihre Besprechungen zukünftig besser machen. Die anderen Teilnehmer werden es Ihnen danken.
Zur Autorin
Anna Wolf ist Wirtschaftspsychologin und Projektmanagerin. Als Consultant New Work der migosens GmbH begleitet sie interne und externe Organisationsentwicklungsprojekte. Ihre Arbeit zeichnet sich durch strategische und ganzheitliche Herangehensweisen aus, bei der das Erleben und Verhalten der Menschen stets im Fokus steht.
